E-Mail oder Telefon

Projektarbeit ist aus Betrieben heutzutage nicht mehr wegzudenken. Ohne Teamarbeit sind komplexe Aufgaben kaum lösbar. Damit die Verständigung gelingt, sind geeignete Kommunikationsmittel notwendig. Befinden sich die Partner an getrennten Orten, kommen in erster Linie Telefon und E-Mail in Betracht. Beide Formen haben bestimmte Vorteile – je nachdem, worauf die Partner besonderen Wert legen.

E-Mail: sichere Übermittlung von Dokumenten

E-Mails sind mittlerweile im Arbeitsalltag zum Standard geworden. Der Austausch via E-Mail ist einfach, schnell und für jeden Beteiligten gut nachvollziehbar. Ein häufiger Fehler besteht allerdings darin, dass E-Mails in Massen verschickt werden und die Empfänger leicht den Überblick verlieren. Mancher muss sich durch unzählige Mails hindurchlavieren, um die gesuchte endlich zu finden. E-Mails sollten deshalb sparsam verwendet werden.

In vielen Fällen aber sind sie äußerst nützlich. Wichtige Informationen und Dokumente lassen sich mit ihrer Hilfe optimal übermitteln. Auch für die Erteilung klar definierter Aufträge eignen sich E-Mails hervorragend. Geht es allerdings vorrangig darum, sich auszutauschen und gemeinsam eine Entscheidung zu finden, sind E-Mails eher ein schwerfälliges Instrument. In diesem Fall spielt das Festnetztelefon seine besonderen Vorzüge aus.

Festnetztelefon: einfacher, schneller, persönlicher

Ein Festnetztelefon bietet Echtzeit-Kommunikation. Der Gesprächspartner kann sofort reagieren; deshalb entsteht kein unnötiger Zeitverlust. Hat er etwas nicht verstanden, fragt er einfach nach. Das ist gerade bei komplexen Sachverhalten ein wichtiger Vorteil. Müssen heikle Themen besprochen werden, ist ohnehin das Festnetztelefon erste Wahl. Im persönlichen Telefonat miteinander findet sich oft eher eine Klärung als mithilfe unpersönlich wirkender E-Mails.

Telefonkonferenz: nicht nur zu dritt

Sollen mehrere Teilnehmer gleichzeitig eingebunden werden, bietet sich eine Telefonkonferenz an. Sie ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen Teilnehmern, die sich an verschiedenen Standorten befinden. Auch das beliebte Brainstorming lässt sich auf einfache Weise realisieren. Wer ein ISDN-Telefon besitzt, kann in der Regel problemlos eine Dreierkonferenz makeln. Er setzt Teilnehmer A mit der Taste “R” in die Warteschleife und ruft Teilnehmer B an. Über das Menü des Festnetztelefons kann er dann alle drei Teilnehmer in einer Konferenz zusammenschalten.

Für die Abhaltung größerer Telefonkonferenzen (mehr als drei Teilnehmer) empfiehlt es sich, die Dienste professioneller Anbieter in Anspruch zu nehmen. Solche Rundgespräche lassen sich beispielsweise nach der Wahl einer bestimmten 0180-Nummer herstellen. Moderne Schnurlostelefone bieten ein Merkmal, das für zusätzlichen Komfort sorgt: eine Freisprecheinrichtung. So können an jedem Standort mehrere Mitarbeiter am Gespräch teilnehmen – ein wichtiger Vorteil, der Telefonkonferenzen noch effizienter macht.